Aprende a ganar tiempo

La productividad no consiste en tratar de hacer más cosas cada día ni en llenar cada segundo con algo que te haga sentirte ocupado. Puede que estar siempre ocupado te haga parecer un buen trabajador, pero ésa es una falsa productividad.

Se trata de utilizar tu tiempo de la forma más inteligente posible, obteniendo el máximo beneficio con el mínimo esfuerzo.

 El tiempo es un activo demasiado valioso. Una vez que ha pasado, no se puede recuperar ni renovar. De modo que no sólo es posible, sino que es necesario obtener los mejores resultados haciendo lo menos posible. Y la forma más inteligente de hacerlo es eliminando lo superfluo.

1. Efectividad antes que eficiencia

En primer lugar, tienes que ser efectivo, es decir, centrarte en hacer las cosas que te acercan a tus objetivos. Puedes optimizar mucho el uso de tu tiempo si organizas y priorizas tus proyectos y acciones de acuerdo a tus metas. Esto te ayuda a utilizar tu tiempo en cosas importantes y no perderte en frivolidades.

En segundo lugar, tienes que ser eficiente, es decir, realizar cada tarea de la manera más económica posible. Pero la eficiencia debe estar supeditada a la efectividad, sino estarás perdiendo el tiempo. El hecho de que hagas bien una tarea, no la convierte en importante. Como dice Tim Ferriss, 

Lo que haces es infinitamente más importante que cómo lo haces.

2. Limita las tareas importantes.

Según la ley de Pareto, entre todas tus tareas importantes hay un pequeño conjunto que genera la mayor parte del resultado. ¿Qué 20% de tus tareas te van a permitir obtener el 80% de los resultados deseados? Analiza lo que haces cada día e identifica en qué clase de tareas está el mayor beneficio. Ignora el resto.

3. Limita tu tiempo de trabajo

Según la ley de Parkinson, nos ajustamos — de una manera inconsciente — al tiempo que hemos establecido para trabajar. Para utilizar esto a tu favor, limita tu tiempo de trabajo diario y planifica tus tareas con fechas límites ajustadas. Tu rendimiento aumentará.

4. Automatiza

Seguramente una buena parte de tu trabajo son tareas rutinarias y repetitivas. Este tipo de tareas muchas veces se pueden automatizar (por ejemplo, hacer una copia de seguridad diaria de todos tus datos). A veces no es tan sencillo, tienes que ser creativo y dedicar un tiempo a aprender cómo automatizar una determinada tarea, pero el esfuerzo merece la pena.

Trata de agrupar por lotes las tareas repetitivas similares que no se puedan automatizar completamente de forma que, al menos, se puedan realizar juntas eliminando el tiempo de preparación de cada una de ellas (por ejemplo, revisar todo tu email una vez al día).

5. Delega o contrata

Hay determinadas tareas que no vale la pena hacerlas, bien porque no son tareas críticas, porque no somos la persona más adecuada, o porque simplemente es más rentable pagar a alguien para que lo haga en vez de dedicar nuestro tiempo. Pon un precio teórico a tu hora de trabajo y contrata a un trabajador que cueste menos que tu precio.

6. Educa

Gran parte de tu tiempo se va porque los demás no lo valoran tanto como tú. Debes enseñarles educadamente a aceptar que, en determinados momentos, no puedes aceptar interrupciones, llamadas, reuniones, etc. Debes ser asertivo y difícil de contactar cuando corresponda. No dejes que los demás te roben tu tiempo.

7. Sigue una buena dieta de información

Tienes que aprender a evitar e ignorar toda la información irrelevante, es decir, que no sirve para lograr tus objetivos. Para saber si debes dejar de seguir un blog, un boletín, un podcast, etc. Analiza su contenido previamente, y si no es lo suficientemente útil, descártala.

8. Di no

Aprende a decir no a todo lo que no te ponga más cerca de tus metas. Para reforzar tus decisiones, haz una lista de las cosas que NO vas a hacer y tenla presente.